Location scouting e management : la scelta giusta é affidarsi ad un professionista.

Il ruolo del location manager è quello di comprendere le vostre esigenze e di individuare una rosa di possibili spazi che possano soddisfare al meglio la vostra richiesta.

L’attività di location scouting può essere svolta in tempi brevi se si dispone di un archivio ben organizzato, uno strumento fondamentale per un professionista serio.

Location manager ed event manager: due professionalità che spesso coincidono.

É essenziale conoscere tutte le caratteristiche degli spazi per gli eventi prima di proporli. Come raggiungere la location e i suoi accessi, aree esterne ed interne, possibilità di allestimento delle singole sale, situazione di cucine e servizi, capacità elettrica, limiti e condizioni per gli allestimenti.

Quando la figura del location manager e dell’event manager coincidono il risultato è garantito, infatti:

• chi ricerca la location ha ben chiaro il risultato finale dell’evento e sa come raggiungerlo;
• in quanto referente organizzativo starà ben attento ad individuare uno spazio non solo esteticamente gradevole ma anche logisticamente adatto;
• molto probabilmente ha avuto esperienza diretta nell’utilizzo della location e ne conosce vantaggi e criticità;
• nella ricerca terrà presente anche le esigenze dei fornitori che dovranno collaborare all’evento (es: catering, artisti..).

Accesso a location esclusive? Sì con il giusto professionista.

Purtroppo accade talvolta che i clienti non forniscano un riscontro al location manager a seguito di una proposta ricevuta e contattino invece gli spazi proposti ignorando il contributo del professionista.

Questa è la ragione che costringe molti operatori del settore a non rivelare nome e posizione degli spazi. Se le immagini possono essere talvolta riconoscibili non è sempre così facile risalire al contatto giusto.

Il vero valore aggiunto del location manager è quello di disporre di location che non sono individuabili sulla rete, luoghi unici ai quali è difficile accedere senza una giusta presentazione.

Non solo location esclusive: parliamo di contratti.

In ogni caso la scelta dello spazio è solo il primo passo di un percorso che può rivelarsi complesso, per il quale il supporto di un professionista può davvero fare la differenza, in particolar modo in fase di contrattualizzazione. Gli accordi tra la proprietà e il cliente vanno messi nero su bianco per evitare spiacevoli fraintendimenti. Spesso i proprietari dispongono già di un format di contratto al quale attenersi, quando questo non avviene il location manager può fornire uno dei propri format da adeguare alla realtà della location in questione.

Il contratto evidenza alcuni aspetti fondamentali dell’impiego della location:

• in quali condizioni vengono forniti gli spazi, ovvero chi si occupa dello spostamento della mobilia se esistente e del ripristino alla fine dell’evento;
• se lo spazio viene consegnato pulito oppure è necessario provvedere ad una pulizia approfondita prima ancora di iniziare l’allestimento – in questo particolare momento di attenzione al Covid 19 l’aspetto pulizia e sanificazione è fondamentale;
• l’orario di accesso allo spazio ed eventuale possibilità di scarico dei materiali il giorno precedente all’evento;
• l’eventuale costo addizionale per le giornate di allestimento e di disallestimento;
• la portata elettrica disponibile;
• l’orario limite per la musica;
• l’importo della cauzione se richiesta e termini per la restituzione alla fine dell’evento.

Nella fase contrattuale è anche importante definire le le responsabilità delle parti.

É necessario verificare l’esistenza di una copertura assicurativa sullo spazio che andremo ad utilizzare. I fornitori coinvolti devono possedere una propria polizza a garanzia dell’attività che svolgono mentre è compito del location/event manager fare in modo che il cliente si tuteli in caso di eventuali danni arrecati dai propri ospiti attivando una copertura integrativa per lo specifico evento.

Il ruolo del location manager continua anche dopo la conclusione dell’evento.

La scelta della location giusta assicura gran parte del risultato. L’ausilio di un location manager ti solleva da ogni responsabilità anche al termine dell’evento.

Sarà infatti responsabilità del professionista accertarsi che dopo il disallestimento il luogo sia lasciato in buone condizioni, i rifiuti siano stati smaltiti, gli accordi con la proprietà siano stati rispettati.

Nel caso in cui ci fossero dei danni questi dovranno essere documentati e si procederà alle idonee procedure per il risarcimento.

Conoscere le regole di utilizzo con chiarezza sin dal primo momento ci mette al riparo da situazioni spiacevoli ed assicura che tutto si svolga per il meglio in totale serenità.