Le soluzioni tecnologiche che aiutano l’event planner.

La gestione degli inviti e la registrazione dei partecipanti è una delle attività chiave nell’organizzazione di un evento.

In trent’anni di esperienza ho analizzato insieme ai migliori professionisti del settore diverse piattaforme software e modelli di dati adatti a risolvere le abituali problematiche nell’organizzazione di un evento.

La tecnologia é il grande alleato nell’organizzazione di un evento: può garantirci il risultato e farci risparmiare tempo prezioso.

Esistono numerosi moderni CRM (Customer Relationship Management) adatti alla gestione di eventi frequenti e di grandi dimensioni, non sempre però questi sistemi si rivelano adatti alla personalizzazione per piccoli progetti di grande qualità.

Per essere certi di poter contare sulle migliori soluzioni tecnologiche è essenziale disporre di un partner affidabile, un professionista dell’event planning che sappia tradurre le esigenze di ogni singolo evento in soluzioni.

Ogni evento ha le sue caratteristiche proprie. L’event planner professionista comprende tutte le esigenze organizzative specifiche dell’occasione e individua il sistema tecnologico di intervento più adatto a garantire il risultato. 

La gestione della mailing list dell’evento.

La mailing list è il punto di partenza dell’organizzazione di ogni evento. Una fase fondamentale che, se affrontata con superficialità, può riservare spiacevoli sorprese. Quando lavoro ad una mailing list mi capita di gestire informazioni non coerenti e difficili da codificare (come i titoli onorifici e le espressioni plurali, talvolta in diverse lingue). Un modo per risolvere questi problemi é struytturare l’elenco dei contatti secondo criteri molto precisi.

Un’anagrafica ben strutturata consente di:

• Ottenere l’ordinamento alfabetico corretto a prescindere dalle particelle nobiliari nelle diverse lingue;
• Gestire un invito con valenza doppia quando l’invito è riferito a più di una persona (es: il Principe e la Principessa …);
• Gestire i nominativi collegati all’anagrafica di invito, i cosiddetti accompagnatori;
• Gestire lo status di conferma ai diversi eventi collegati all’invito principale;
• Gestire lo status di conferma ai diversi eventi collegati all’invito principale;
• Controllare le prenotazioni alberghiere anche con l’aggiornamento in tempo reale degli allotment;
• Gestire i transfer organizzati per i singoli eventi;
• Rispondere alle richieste di transfer singoli per arrivi e partenze;
• Provvedere i servizi richiesti da ogni singolo invitato presente all’evento (programmi culturali e turistici, parrucchieri, truccatori..).

Come strutturare un’anagrafica in maniera efficace.

Strutturare l’indirizzario secondo precisi criteri semplifica non poco il lavoro organizzativo. La lista dei contatti deve contenere campi diversi per ogni singola informazione. Le più importanti da definire sono:

• le informazioni di uso frequente: nome, cognome indirizzo completo, email, telefono.
• la categoria: il rapporto che la persona invitata ha con l’evento aziendale (cliente, fornitore, membro del CDA ecc…) oppure con la famiglia, nel caso di eventi privati (moglie, compagna, figlio, testimone di nozze ecc…)
• la provenienza dell’invito: chi ha fornito il nominativo da invitare;

I report e la loro funzione organizzativa.

Una base dati bene organizzata consente di produrre report per ogni tipo di esigenza organizzativa, grazie alla possibilità di effettuare selezioni multiple con logica booleana .

L’organizzazione dei dati del database permette di produrre utili report come:

• liste per check in;
• rooming list per gli hotel;
• fogli di lavoro per servizi collegati (programmi culturali e turistici, parrucchieri, truccatori…);
• liste per i transfer;
• liste per placé.

Come difendersi dall’eccessiva proliferazione di liste.

Accade spesso che enti diversi forniscano la propria lista di invitati alla segreteria organizzativa. In questi caso è frequente che l’organizzatrice, controllando i dati, trovi doppioni con informazioni a volte differenti.

Un buon sistema informativo consente di “pulire” le liste e donare coerenza ai dati, eliminando così fastidiose e confuse ripetizioni.

Questa operazione è essenziale alla preparazione degli inviti e mette l’event planner al riparo da pessime figure.

L’aggiornamento della banca dati.

Il valore di un data base non risiede solo nelle informazioni contenute.

L’aggiornamento della banca dati è altrettanto fondamentale e deve essere eseguito con regolarità. Solo così l’archivio mantiene il suo valore intatto nel tempo.

L’event planner professionista dispone sempre di un campo dove annotare la data e le informazioni sull’ultimo aggiornamento eseguito, così da tenere sotto controllo l’evoluzione della singola scheda anagrafica.