{"id":2061,"date":"2020-11-08T03:05:46","date_gmt":"2020-11-08T03:05:46","guid":{"rendered":"https:\/\/soniapetrazzi.com\/limportanza-della-gestione-dei-dati-nellorganizzazione-di-un-evento\/"},"modified":"2021-01-10T18:04:35","modified_gmt":"2021-01-10T18:04:35","slug":"limportanza-della-gestione-dei-dati-nellorganizzazione-di-un-evento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/soniapetrazzi.com\/it\/limportanza-della-gestione-dei-dati-nellorganizzazione-di-un-evento\/","title":{"rendered":"L\u2019importanza della gestione dei dati nell\u2019organizzazione di un evento."},"content":{"rendered":"\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le soluzioni tecnologiche che aiutano l&#8217;event planner.<\/h3>\n\n<p>La gestione degli inviti e la registrazione dei partecipanti \u00e8 una delle attivit\u00e0 chiave nell\u2019organizzazione di un evento.<\/p>\n\n<p>In trent&#8217;anni di esperienza ho analizzato insieme ai migliori professionisti del settore diverse piattaforme software e modelli di dati adatti a risolvere le abituali problematiche nell\u2019organizzazione di un evento.<\/p>\n\n<p><strong>La tecnologia \u00e9 il grande alleato nell&#8217;organizzazione di un evento<\/strong>: pu\u00f2 garantirci il risultato e farci risparmiare tempo prezioso.<\/p>\n\n<p>Esistono numerosi moderni CRM (Customer Relationship Management) adatti alla gestione di eventi frequenti e di grandi dimensioni, <strong>non sempre per\u00f2 questi sistemi si rivelano adatti alla personalizzazione per piccoli progetti di grande qualit\u00e0.<\/strong><\/p>\n\n<p>Per essere certi di poter contare sulle migliori soluzioni tecnologiche \u00e8 essenziale disporre di un partner affidabile, un professionista dell\u2019event planning che sappia tradurre le esigenze di ogni singolo evento in soluzioni. <\/p>\n\n<p>Ogni evento ha le sue caratteristiche proprie. L\u2019event planner professionista comprende tutte le esigenze organizzative specifiche dell\u2019occasione e individua <strong>il sistema tecnologico di intervento pi\u00f9 adatto<\/strong> <strong>a garantire il risultato.\u00a0<\/strong><\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/soniapetrazzi.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/cdc-n3mn7IgtwS4-unsplash-scaled-1-1024x683.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-1618\" srcset=\"https:\/\/soniapetrazzi.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/cdc-n3mn7IgtwS4-unsplash-scaled-1-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/soniapetrazzi.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/cdc-n3mn7IgtwS4-unsplash-scaled-1-300x200.jpg 300w, https:\/\/soniapetrazzi.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/cdc-n3mn7IgtwS4-unsplash-scaled-1-768x512.jpg 768w, https:\/\/soniapetrazzi.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/cdc-n3mn7IgtwS4-unsplash-scaled-1-1536x1024.jpg 1536w, https:\/\/soniapetrazzi.com\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/cdc-n3mn7IgtwS4-unsplash-scaled-1-2048x1366.jpg 2048w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La gestione della mailing list dell&#8217;evento.<\/h3>\n\n<p>La mailing list \u00e8 il punto di partenza dell\u2019organizzazione di ogni evento. Una fase fondamentale che, se affrontata con superficialit\u00e0, pu\u00f2 riservare spiacevoli sorprese. &#13;\nQuando lavoro ad una mailing list mi capita di gestire informazioni non coerenti e difficili da codificare (come i titoli onorifici e le espressioni plurali, talvolta in diverse lingue).&#13;\nUn modo per risolvere questi problemi \u00e9 struytturare l&#8217;elenco dei contatti secondo criteri molto precisi. <\/p>\n\n<p>Un\u2019anagrafica ben strutturata consente di:<\/p>\n\n<ul><li>Ottenere l\u2019ordinamento alfabetico corretto a prescindere dalle <a href=\"https:\/\/it.wikipedia.org\/wiki\/Particella_nobiliare\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">particelle nobiliari<\/a> nelle diverse lingue;<\/li><li>Gestire un invito con valenza doppia quando l\u2019invito \u00e8 riferito a pi\u00f9 di una persona (es: il Principe e la Principessa \u2026);<\/li><li>Gestire i nominativi collegati all\u2019anagrafica di invito, i cosiddetti accompagnatori;<\/li><li>Gestire lo status di conferma ai diversi eventi collegati all\u2019invito principale;<\/li><li>Gestire lo status di conferma ai diversi eventi collegati all\u2019invito principale;<\/li><li>Controllare le prenotazioni alberghiere anche con l\u2019aggiornamento in tempo reale degli allotment;<\/li><li>Gestire i transfer organizzati per i singoli eventi;<\/li><li>Rispondere alle richieste di transfer singoli per arrivi e partenze;<\/li><li>Provvedere i servizi richiesti da ogni singolo invitato presente all\u2019evento (programmi culturali e turistici, parrucchieri, truccatori..).<\/li><\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Come strutturare un&#8217;anagrafica in maniera efficace. <\/h3>\n\n<p>Strutturare l&#8217;indirizzario secondo precisi criteri semplifica non poco il lavoro organizzativo. La lista dei contatti deve contenere <strong>campi diversi per ogni singola informazione<\/strong>. Le pi\u00f9 importanti da definire sono:<\/p>\n\n<ul><li>le informazioni di uso frequente: nome, cognome indirizzo completo, email, telefono.<\/li><li>la categoria: il rapporto che la persona invitata ha con l\u2019evento aziendale (cliente, fornitore, membro del CDA ecc\u2026) oppure con la famiglia, nel caso di eventi privati (moglie, compagna, figlio, testimone di nozze ecc&#8230;)<\/li><li>la provenienza dell\u2019invito: chi ha fornito il nominativo da invitare; <\/li><\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">I report e la loro funzione organizzativa.<\/h3>\n\n<p>Una base dati bene organizzata consente di produrre report per ogni tipo di esigenza organizzativa, grazie alla possibilit\u00e0 di effettuare selezioni multiple con <a href=\"https:\/\/www.socialmediaperaziende.it\/la-ricerca-booleana\/\">logica booleana<\/a> .<\/p>\n\n<p>L\u2019organizzazione dei dati del database permette di produrre utili report come:<\/p>\n\n<ul><li>liste per check in;<\/li><li>rooming list per gli hotel;<\/li><li>fogli di lavoro per servizi collegati (programmi culturali e turistici, parrucchieri, truccatori\u2026);<\/li><li>liste per i transfer;<\/li><li>liste per plac\u00e9. <\/li><\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Come difendersi dall&#8217;eccessiva proliferazione di liste. <\/h3>\n\n<p>Accade spesso che enti diversi forniscano la propria lista di invitati alla segreteria organizzativa. In questi caso \u00e8 frequente che l\u2019organizzatrice, controllando i dati, trovi doppioni con informazioni a volte differenti.<\/p>\n\n<p><strong>Un buon sistema informativo consente di \u201cpulire\u201d le liste e donare coerenza ai dati<\/strong>, eliminando cos\u00ec fastidiose e confuse ripetizioni.<\/p>\n\n<p>Questa operazione \u00e8 essenziale alla preparazione degli inviti e mette l\u2019event planner al riparo da pessime figure. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">L&#8217;aggiornamento della banca dati. <\/h3>\n\n<p>Il valore di un data base non risiede solo nelle informazioni contenute.<\/p>\n\n<p><strong>L\u2019aggiornamento della banca dati \u00e8 altrettanto fondamentale<\/strong> e deve essere eseguito con regolarit\u00e0. Solo cos\u00ec l\u2019archivio mantiene il suo valore intatto nel tempo.<\/p>\n\n<p>L\u2019event planner professionista dispone sempre di un campo dove annotare la data e le informazioni sull\u2019ultimo aggiornamento eseguito, cos\u00ec da tenere sotto controllo l\u2019evoluzione della singola scheda anagrafica. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La tecnologia \u00e9 il grande alleato nell&#8217;organizzazione di un evento: pu\u00f2 garantirci il risultato e farci risparmiare tempo prezioso. 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